La nomina di figure rappresentative, nell' ambito condominiale, riveste una valenza politica ed amministrativa, poichè, siccome questi titoli non hanno alcuna funzione formale riconosciuta dalla legge, di fatto ogni "aiutante" si prende il potere e le responsabilità che gli usi e le consuetudini gli consentono.
In particolare, Il cosiddetto Consiglio di condomìnio è un organo collegiale composto da due o più condòmini, il quale non è previsto dalla legge.
Gli usi e le consuetudini hanno di fatto inventato questo collegio interno di ausilio alla gestione, nominato da una delibera di assemblea.
Gli usi e le consuetudini hanno attribuito ai Consiglieri dei compiti non specificati e vari e che richiedono spesso competenze e responsabilità.
Gli usi e le consuetudini variano da condomìnio a condomìnio.
La maggior parte delle volte i Consiglieri svolgono le loro mansioni a titolo gratuito.
Forse è proprio per questo motivo che le funzioni di questo collegio non si sono sviluppate con gli anni, e a volte arrivano a essere un intralcio e non un aiuto per una migliore gestione aziendale del condomìnio.
MA CHE FUNZIONI DOVREBBERO AVERE I CONSIGLIERI?
Quelle che seguono sono proposte che mi sembrano ragionevoli e che sono utili per migliorare l’ organizzazione aziendale del condominio:
I Consiglieri dovrebbero fare almeno una riunione verbalizzata prima dell’ assemblea annuale in cui dichiarino di aver verificato:
1) La corrispondenza tra il fondo cassa finale dichiarato nel rendiconto e il saldo del conto corrente bancario e di cassa.
2) L’ entità dei debiti del condomìnio, intesi come la somma di tutte le fatture e le note da pagare, sia che vengano imputate al rendiconto sia che non vengano imputate al rendiconto.
3) L’ entità dei crediti del condomìnio per rate condominiali non pagate e tutte le azioni compiute dall’ amministratore dirette alla liquidazione del credito vantato dal condomìnio.
4) La quadratura formale del rendiconto: Fondo cassa iniziale + Totale preventivo anticipato + Conguaglio dell’ esercizio precedente – Totale spese imputate al rendiconto + Totale spese imputate al rendiconto non pagate – eventuali spese pagate non comprese nel rendiconto = Fondi finali di proprietà del condomìnio.
5) La corrispondenza tra i fondi finali del condomìnio aumentati o diminuiti dal conguaglio e i fondi finanziari accantonati.
Questi sono i compiti a mio giudizio essenziali.
Ci sono anche delle altre mansioni che i Consiglieri potrebbero assumere, le quali aumenterebbero la qualità della gestione aziendale.
1) Conservare l’ elenco dei fornitori accreditati nel condominio.
2) Conservare copia dei contratti stipulati con i fornitori accreditati nel condomìnio. In questo modo se l’ amministratore comunica tempestivamente il cambio di un fornitore o il cambio del contratto stipulato con il fornitore, il condomìnio comincerebbe a sviluppare il controllo interno della gestione.
E’ importante ricordare che tutte le mansioni attribuite al Consiglio di condomìnio dovrebbero essere scritte.
In altre parole il Consigliere all’ inizio del mandato dovrebbe leggere esattamente i compiti a lui attribuiti.
E’ chiaro che in questo contesto è necessario anche prevedere un compenso adeguato al carico di lavoro previsto per il Collegio dei Consiglieri di condomìnio.
Se non si prevede un compenso il Consigliere di condomìnio si sentirà giustamente autorizzato ad interrompere il proprio lavoro ogni qualvolta lo riterrà opportuno.
Inoltre se non si prevede il compenso i candidati da eleggere saranno scelti con il criterio del meno peggio, e non con il criterio del “meglio”.
A mio giudizio quindi è necessario pagare compensi rappresentativi e corrispondenti alle mansioni richieste.
Per esempio il 5% del compenso percepito dall’ amministratore potrebbe essere un parametro sufficiente.
Forse queste proposte possono sembrare troppo innovative, ma il futuro è nelle mani di chi lo sa costruire.
La realtà è per definizione sempre in cambiamento e in un ottica di gestione aziendale l’ importante è tendere a migliorare.
Accesso ai documenti contabili
Secondo una giurisprudenza consolidata, la violazione del diritto di ciascun condomino di esaminare, a sua richiesta, - secondo adeguate modalità di tempo e di luogo - la documentazione attinente gli argomenti posti all'ordine del giorno di una successiva assemblea condominiale, determina l'annullabilità delle delibere successivamente approvate, riguardanti la suddetta documentazione, in quanto la lesione del diritto alla informazione incide sul procedimento di formazione delle maggioranze assembleari ( Cassazione, 11 settembre 2003, n. 13350 ).
Per richiedere l'accesso ai documenti contabili, il condomino può anche delegare un professionista, con il vincolo di rispettare - nell'ambito del mandato professionale - le disposizioni del Codice sulla privacy, particolarmente per quanto attiene alla morosità dei condomini.
Sono proprietaria di un appartamento in un condominio formato da 4 palazzi. L'Amministrazione Condominiale ha nominato 4 capi palazzi, per la risoluzione di piccole problematiche inerenti ogni scala. 
