Le formalità di redazione e di comunicazione del verbale possono essere deliberate in assemblea, e, in teoria, servono per una gestione più trasparente delle informazioni dirette alla Comunità Residenziale.
Il contenuto del verbale è diviso in tre parti:
La prima deve indicare la data, l' ora e il luogo della riunione, e il contenuto dell' avviso di convocazione inviato ai condòmini (L' ordine del giorno).
La seconda parte deve indicare le formalità di costituzione dell' assemblea; cioè la nomina del presidente e del segretario; il numero totale dei condòmini invitati e l' elenco dei condòmini intervenuti perrsonalmente o per delega (indicando in questo caso il nome del rappresentante), con le quote millesimali di ciascun condòmino;
La constatazione del presidente che tutti i condòmini sono stati invitati, che le deleghe (che vanno allegate al verbale) sono regolari, e che l' assemblea è validamente costituita quanto a presenze e valori millesimali.
Se si tratta di seconda convocazione è necessario indicare anche la data della prima convocazione e i motivi per cui andò deserta.
La terza parte deve contenere, per ogni singolo punto dell' ordine del giorno, gli elementi di discussione, le eventuali dichiarazioni di voto, e l' indicazione esatta dei provvedimenti approvati con l' elenco dei condòmini consenzienti e di quelli dissenzienti e astenuti.
Alla fine è opportuno che il presidente dia lettura del verbale e dichiari chiusa la seduta, indicando l' ora prima di firmare.
Il verbale di assemblea rappresenta una prova presuntiva. Spetta al condòmino che vuole impugnare la delibera fornire la prova contraria.
